บทบาทของผู้จัดการและ HR ในกระบวนการ Onboarding

บทบาทหลักของ HR ในกระบวนการ Onboarding

ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) มีบทบาทสำคัญในการวางโครงสร้างและจัดการกระบวนการ Onboarding โดยรวม บทบาทหลักของ HR ประกอบด้วย

1. การวางแผนและออกแบบโปรแกรม Onboarding

HR มีหน้าที่ในการพัฒนาและออกแบบโปรแกรม Onboarding ที่มีประสิทธิภาพและเป็นมาตรฐานสำหรับทั้งองค์กร

การกำหนดโครงสร้าง วางโครงสร้างของโปรแกรม Onboarding ทั้งหมด รวมถึงระยะเวลา ขั้นตอน และกิจกรรมต่างๆ
การพัฒนาเนื้อหา สร้างเนื้อหาการฝึกอบรมที่จำเป็นสำหรับพนักงานใหม่ทุกคน เช่น ประวัติองค์กร นโยบาย ค่านิยม และสวัสดิการ
การกำหนดตัวชี้วัด พัฒนาตัวชี้วัดความสำเร็จเพื่อประเมินประสิทธิภาพของโปรแกรม Onboarding

2. การบริหารจัดการด้านธุรการและเอกสาร

HR มีบทบาทสำคัญในการจัดการงานธุรการและเอกสารที่จำเป็นสำหรับพนักงานใหม่

การจัดเตรียมเอกสารสำคัญ เตรียมเอกสารสัญญาจ้าง แบบฟอร์มภาษี ประกันสุขภาพ และเอกสารสำคัญอื่นๆ
การสร้างบัญชีและสิทธิการเข้าถึง ประสานงานกับฝ่าย IT เพื่อสร้างบัญชีอีเมล สิทธิการเข้าถึงระบบ และอุปกรณ์ที่จำเป็น
การจัดการด้านกฎหมายและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ทำให้แน่ใจว่าทุกขั้นตอนเป็นไปตามกฎหมายแรงงานและข้อกำหนดต่างๆ

3. การประสานงานกับหน่วยงานต่างๆ

HR เป็นตัวกลางในการประสานงานระหว่างพนักงานใหม่และหน่วยงานต่างๆ ในองค์กร

การติดต่อกับฝ่ายต่างๆ ประสานงานกับฝ่าย IT, บัญชี, ความปลอดภัย และฝ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
การแนะนำโครงสร้างองค์กร ช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจโครงสร้างองค์กรและรู้ว่าควรติดต่อใครเมื่อต้องการความช่วยเหลือ
การอำนวยความสะดวกในการเชื่อมต่อ ช่วยพนักงานใหม่ในการเชื่อมต่อกับบุคคลสำคัญในองค์กร

4. การฝึกอบรมและให้ความรู้ทั่วไป

HR มีหน้าที่ในการจัดการฝึกอบรมที่จำเป็นสำหรับพนักงานใหม่ทุกคน

การฝึกอบรมเกี่ยวกับองค์กร จัดการฝึกอบรมเกี่ยวกับประวัติ วิสัยทัศน์ พันธกิจ และค่านิยมขององค์กร
การฝึกอบรมด้านนโยบายและระเบียบปฏิบัติ ให้ความรู้เกี่ยวกับนโยบายสำคัญ จรรยาบรรณ และแนวทางปฏิบัติขององค์กร
การฝึกอบรมความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ จัดการฝึกอบรมที่จำเป็นเกี่ยวกับความปลอดภัย การรักษาความลับ และการปฏิบัติตามกฎหมาย

5. การติดตามและประเมินผล

HR มีบทบาทในการติดตามและประเมินประสิทธิภาพของกระบวนการ Onboarding

การเก็บข้อมูลและวิเคราะห์ รวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับประสิทธิภาพของโปรแกรม Onboarding
การสำรวจความพึงพอใจ จัดการสำรวจความพึงพอใจของพนักงานใหม่เพื่อรับฟังข้อเสนอแนะ
การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง นำข้อมูลที่ได้มาใช้ในการปรับปรุงกระบวนการ Onboarding ให้ดียิ่งขึ้น

บทบาทหลักของผู้จัดการในกระบวนการ Onboarding

ในขณะที่ HR จัดการกรอบการทำงานโดยรวม ผู้จัดการทีมมีบทบาทสำคัญในการนำโปรแกรม Onboarding ไปปฏิบัติจริงและสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับพนักงานใหม่ในแต่ละวัน

1. การเตรียมความพร้อมก่อนพนักงานใหม่เริ่มงาน

ผู้จัดการมีบทบาทสำคัญในการเตรียมทีมและสภาพแวดล้อมการทำงานให้พร้อมรับพนักงานใหม่

การเตรียมพื้นที่ทำงาน จัดเตรียมพื้นที่ทำงาน อุปกรณ์ และเครื่องมือที่จำเป็นให้พร้อมใช้งาน
การแจ้งทีม แจ้งให้ทีมทราบล่วงหน้าเกี่ยวกับพนักงานใหม่ บทบาทหน้าที่ และวันเริ่มงาน
การกำหนดพี่เลี้ยง เลือกและเตรียมความพร้อมให้กับพี่เลี้ยงที่จะช่วยดูแลพนักงานใหม่

2. การต้อนรับและการแนะนำในวันแรก

ผู้จัดการมีหน้าที่สร้างความประทับใจแรกที่ดีให้กับพนักงานใหม่

การต้อนรับอย่างอบอุ่น ทักทายและต้อนรับพนักงานใหม่ในวันแรกด้วยความเป็นมิตร
การแนะนำทีม แนะนำพนักงานใหม่ให้รู้จักกับเพื่อนร่วมงานและผู้ที่เกี่ยวข้อง
การพาเยี่ยมชมสถานที่ พาพนักงานใหม่เยี่ยมชมสถานที่ทำงาน ห้องประชุม และสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ

3. การกำหนดความคาดหวังและเป้าหมาย

ผู้จัดการต้องสื่อสารความคาดหวังและเป้าหมายที่ชัดเจนให้กับพนักงานใหม่

การอธิบายบทบาทและหน้าที่ ชี้แจงบทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบของพนักงานใหม่อย่างละเอียด
การตั้งเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาว กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับ 30 วัน, 60 วัน และ 90 วันแรก
การอธิบายมาตรฐานการทำงาน สื่อสารเกี่ยวกับมาตรฐานคุณภาพและการทำงานที่คาดหวัง

4. การฝึกอบรมและการพัฒนาทักษะเฉพาะงาน

ผู้จัดการมีบทบาทสำคัญในการฝึกอบรมพนักงานใหม่เกี่ยวกับทักษะและความรู้เฉพาะทางที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งงาน

การฝึกอบรมทักษะเฉพาะทาง จัดหรือมอบหมายการฝึกอบรมเกี่ยวกับทักษะ เครื่องมือ และซอฟต์แวร์ที่จำเป็น
การถ่ายทอดความรู้ แบ่งปันความรู้ ประสบการณ์ และเทคนิคที่สำคัญในการทำงาน
การให้โอกาสในการเรียนรู้จากการปฏิบัติ มอบหมายงานที่ท้าทายแต่สามารถทำได้เพื่อให้เกิดการเรียนรู้จากประสบการณ์จริง

5. การให้ข้อมูลป้อนกลับและการสนับสนุน

ผู้จัดการมีหน้าที่ให้ข้อมูลป้อนกลับและการสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง

การประชุมติดตามผลประจำ จัดการประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นประจำเพื่อติดตามความก้าวหน้าและตอบคำถาม
การให้ข้อมูลป้อนกลับเชิงสร้างสรรค์ ให้ข้อมูลป้อนกลับที่เป็นประโยชน์และตรงไปตรงมา
การช่วยแก้ไขปัญหา ช่วยแก้ไขปัญหาและอุปสรรคที่พนักงานใหม่อาจเผชิญ